Conseils pour la rédaction d’un cahier des charges de prospective
Une enquête sur la demande en prospective, réalisée de mars à mai 2009 auprès des 1800 collectivités de la région, a souligné la difficulté à passer une commande publique de prospective territoriale.
Cette étape passe nécessairement par la rédaction d’un cahier des charges.
L’étape de rédaction n’est pas à négliger
Sa rédaction est une étape importante pour l’équipe qui conduit la démarche de prospective car il est l’occasion de décrire le contexte, de s’accorder sur les intentions de départ et le calendrier, d’anticiper les conditions d’organisation.
Le cahier des charges comprend plusieurs parties.
Une fiche technique de quatre pages, contenant des
, liste, pour chacune des étapes-clés du cahier des charges, les questions à se poser lors de la rédaction de la commande de prospective.Ces questions à se poser concernent :
- LE CONTEXTE (ou comment s’organiser en interne, le temps de la démarche et à son issue?)
- LES INTENTIONS DE DÉPART (ou, compte tenu du contexte, les objectifs du porteur de projet)
- LE CALENDRIER (les étapes et leurs besoins respectifs)
- LA MÉTHODE ATTENDUE
- LES OUTILS ATTENDUS
- LES PRODUCTIONS ATTENDUES
- LE POSITIONNEMENT DU PRESTATAIRE (par rapport à la collectivité)
- LES CRITÈRES D’ANALYSE DES OFFRES (dits critères d’attribution)
Faut-il faire appel à un ou plusieurs prestataires ?
L’atteinte des objectifs nécessite parfois trois types de prestations : techniques, de communication/animation/concertation et de prospective.
En particulier, lorsque le thème principal de l’exercice de prospective nécessite des connaissances techniques (la qualité de l’eau, le financement de l’habitat, par exemple), le maitre d’ouvrage se demande souvent s’il ne devrait pas faire appel à plusieurs prestataires.
Afin de limiter les prestations extérieures, les services de l’État ou les collectivités possèdent peut-être des ressources en interne pour réaliser en régie une partie de ces prestations. Il est enfin très fréquent que le prospectiviste choisisse un bureau d’étude technique dans un domaine pour présenter une offre conjointe avec lui.
On peut également attendre des consultants en prospective que, d’une part, ils disposent de connaissances sur les mutations en cours et d’autre part soient des méthodologues, en mesure de mettre en place des processus de travail collectif.
S’il est néanmoins décidé de faire appel à plusieurs prestataires, le cahier des charges précisera la répartition des rôles et les mesures de coordination du travail, que le porteur de projet mettra en place.
Les méthodes et le vocabulaire technique
Il faut éviter de cadrer excessivement les méthodes de réalisation, afin de laisser aux candidats la latitude d’adapter leur offre et faire valoir leurs spécificités.
Il n’existe pas de cahier des charges-type.
Il faut se garder d’utiliser un cahier des charges, produit par un autre maitre d’ouvrage car il n’existe pas de modèle, adaptable à toute situation.
Rédiger un cahier des charges-type conduirait à stéréotyper les démarches de prospective, alors qu’au contraire, la prospective a vocation à s’adapter à toutes les problématiques.
Chaque commande de prospective est en effet spécifique, tant les intentions de départ peuvent différer d’une maitrise d’ouvrage à une autre en fonction des objectifs, du contexte local, du jeu des acteurs locaux, etc.
A lire également :
- Fiche technique les processus de travail collectif en prospective territoriale ?"
- Lexique de prospective
- Synthèse bibliographique "le difficile passage de la réflexion à l’action"